Van handmatige exports naar realtime inzichten

Fuentes: van handmatige exports naar realtime sturen op groei

Fuentes beschikte al over een schat aan data. Via het digitale platform werd dagelijks waardevolle informatie verzameld over inschrijvingen, prestaties en ontwikkelingen binnen de organisatie. De uitdaging zat niet in het verzamelen van data, maar in het toegankelijk maken ervan. Om inzichten boven tafel te krijgen waren vaak handmatige exports en losse analyses nodig. Dat maakte het tijdrovend om informatie om te zetten in concrete acties. De behoefte was helder: één centrale plek waar data samenkomt en direct inzicht geeft. Zodat zowel grote strategische keuzes als dagelijkse beslissingen kunnen worden gebaseerd op actuele informatie in plaats van losse databronnen.

AI generated summary

De uitdaging: van losse cijfers naar één waarheid

Fuentes verzamelde al jaren data over inschrijvingen, cursussen en leertrajecten. Maar die data leefde in verschillende exports, tools en interpretaties.

Rapportages werden handmatig opgebouwd in spreadsheets. Niet alleen tijdrovend, maar ook inconsistent. Belangrijke informatie, zoals bezetting per locatie of doorstroom per niveau, komt pas achteraf beschikbaar. Te laat om nog bij te sturen.

Het gevolg: beslissingen worden vaak genomen op ervaring, niet op actuele inzichten.

De oplossing: een dashboard als kompas

Samen met Fuentes is een business dashboard ontwikkeld dat alle relevante platformdata samenbrengt in één omgeving. Altijd actueel. Voor iedereen toegankelijk. En direct bruikbaar in de dagelijkse praktijk.

In een overzicht ziet het team nu onder andere:

inschrijvingen per dag, periode en cursustype
bezetting per klas en locatie
doorstroom en uitval per cursustype
performance per regio en locatie

Man zit achter zijn laptop. Op het scherm zie je het dashboard van Fuentes.

Van rapporteren naar actief sturen op targets

Een belangrijke toevoeging is het target-systeem in het CMS. Fuentes stelt zelf doelen in per cursustype en periode. Het dashboard vertaalt dat automatisch naar realtime progressie.

Het team ziet niet alleen wat er gebeurt, maar ook hoe ver ze zijn ten opzichte van hun doel. Zo is er geen maandrapport meer nodig om te begrijpen of je op koers ligt.

Ter illustratie tonen we in de video hieronder fictieve cijfers, zodat je een goed beeld krijgt van hoe het dashboard werkt. Jouw eigen data blijft binnen Good News altijd veilig en onder jouw controle.

Data die verder kijkt dan het platform

Het dashboard stopt niet bij interne platformdata. Ook externe signalen zijn toegevoegd, zoals mailing analytics en gebruikersinteracties op de eigen kanalen. Daarmee ontstaat een breder beeld van hoe Fuentes zichtbaar is en hoe de vraag zich ontwikkelt, ook buiten de eigen kanalen. De LLM-traffic meting kijkt daarbij niet naar individuele gebruikers, maar naar hoe vaak Fuentes als organisatie terugkomt in AI-zoekmachines zoals ChatGPT.

Impact: van dagen wachten naar direct handelen

Waar voorheen rapportages dagen kostten, is inzicht nu real-time beschikbaar.

Het effect in de praktijk:

één centraal dashboard vervangt het handmatige verzamelwerk uit losse exports en spreadsheets
het team beslist op basis van actuele cijfers en doelen, niet op onderbuikgevoel of verouderde data
afwijkingen worden direct zichtbaar, waardoor er bijgestuurd kan worden vóórdat een probleem groeit
tijd die voorheen naar rapporteren ging, komt vrij voor analyse en acties

Beyond the Platform™

Data die er al is maar niet benut wordt, levert niets op. Door versnipperde exports te vervangen door één dashboard dat meebeweegt met de doelstellingen van Fuentes, ontstaat er een instrument dat dagelijks richting geeft, niet alleen aan rapportages, maar aan beslissingen.

De samenwerking staat niet stil. Met de lifetime value-analyse in ontwikkeling verschuift de focus verder: van losse inschrijvingen naar totale klantwaarde over tijd. Elke doorontwikkeling bouwt voort op wat er al staat. Meten, leren en verbeteren, dat is precies wat dit in de praktijk betekent. Zo gaan wij Beyond the Platform™.